Archivado de datos de la empresa

La navegación de archivos digitales con datos es una operación muy simple y muy intuitiva, especialmente cuando una base de datos de este tipo se describe a fondo y tiene un amplio motor de búsqueda. Sin embargo, para crear un archivo digital, primero debe hacerlo a partir de una versión en papel. El archivado de datos es un concepto a menudo confundido con la copia de seguridad de la seguridad. Sin embargo, estos plazos significan dos actividades diferentes.

La copia de seguridad de un idioma que también se conoce como «Copia de seguridad» es una copia de los datos en otro medio. Esto le permite restaurar los datos perdidos si es necesario, por ejemplo, en caso de eliminación o destrucción. Sin embargo, su versión original permanece en la ubicación principal y no se elimina de ella. Otro tipo de situación es al archivar datos. Esto también se hace copiando los datos a otro medio, pero a diferencia de la copia de seguridad, se elimina del sitio original.

Proceso de archivado

No es difícil, porque todo el proceso se basa sólo en cuatro sencillos pasos. Sólo su longitud puede ser problemática: si el archivo es grande y contiene datos durante muchos años, su digitalización puede tardar hasta largos meses. Esto se puede acortar de una manera sencilla: transfiriendo a algunos de sus empleados a tareas de archivado o alquilando una empresa que se especializa en este tipo de tareas. La mayor cantidad de tiempo es escanear el documento en papel; Dependiendo del tipo de escáneres o dispositivos que esté escaneando, el procesamiento de una página del formato A4 es de aproximadamente medio minuto a un minuto. Sin embargo, es cada vez más utilizado por los escáneres automatizados, donde sólo tiene que insertar un archivo de documento a granel (no pueden estar en las carteras, accesorios, aglutinantes o grapas) y el escáner lo escaneará y cargará automáticamente en su computadora y entrará en circulación Documentos.

Anotar un documento

El segundo paso es describir correctamente el documento recibido de esta manera, que ya está disponible en formato digital. El código a describir puede variar dependiendo de la empresa; Información sobre el tipo de documento (factura, contrato, etc.), los datos personales a los que se emitió (nombre, apellidos, número de cliente), una breve descripción de los contenidos o notas. Con una descripción detallada, usted será capaz de clasificar el documento electrónico adecuadamente, moverlo al archivo de destino adecuado, y luego localizarlo fácilmente.

Archivo de datos: ¿por qué se utiliza?

Para que el archivado produzca el efecto esperado, debe realizarse regularmente, los datos archivados deben guardarse en un tamaño más pequeño o comprimirse. La preparación para este paso debe incluir la determinación de la edad de los datos que se van a guardar, el tiempo de almacenamiento y el modo de uso. El archivado se puede hacer por correo electrónico, en el caso del flujo de trabajo digital de documentos, la recopilación de contenido del sitio web y la creación de bases de datos.

Validación de datos Al final del proceso, aprueba los documentos introducidos y los mueve al archivo. En esta etapa, el empleado responsable de esto, la mayoría de las veces el director del proyecto, valida los datos introducidos en la descripción y la calidad del escaneo escaneado. Si el documento es ilegible, está mal escaneado, repita el análisis y, a continuación, la copia digital se transfiere al archivo y se aprueba. Esto evita errores desagradables cuando falta cierta información o es ilegible en el documento. Cuando se aprueba un documento, está disponible inmediatamente en todo el sistema; Pueden ver a los usuarios con permiso y realizar cambios o correcciones en cualquier momento a su descripción. El método de archivo de datos es diverso, su selección depende de las necesidades, los costos de proceso asumidos, el tipo de sistema y software. Se puede ejecutar en medios extraíbles, otro disco del equipo, un servidor de archivos y también en modo en línea. El acceso a los datos archivados es posible sobre una base de referencia.